Gérer un portefeuille de projets

Qu'est-ce que la gestion de portefeuille de projets et pourquoi s'y aventurer ?
Quelle méthode de gestion de projets et quelle méthode pour la gestion de portefeuille ?

Entrer dans une démarche de gestion de portefeuille projet c’est un des moyens permettant d’assurer l’alignement stratégique du SI.

Le portefeuille de projet est avant tout un outil de prise de décision qui assurera le lien entre les orientations de l’entreprise et la gestion des projets qui contribueront à améliorer sa capacité de création de valeur. Différents objectifs peuvent lui être assignés tels que minimiser les risques, maximiser les gains, répartir les projets entre entités…

Pour quoi faire?

Les raisons de mettre en œuvre un portefeuille de projets pour une DSI relèvent de deux natures différentes et complémentaires :
L’aide à la décision tout d’abord, le portefeuille de projet permet non seulement d’accroitre l’alignement stratégique mais de fonder la prise de décision et de rendre les arbitrages entre projets en se fondant sur des critères de priorisation pré définis. Le regroupement des projets dans un portefeuille permet en outre d’en assurer la cohérence, d’en gérer efficacement les dépendances, en mettant par exemple en œuvre une fonction de PMO, ou encore d’en piloter les ressources humaines et financières.

En second lieu le portefeuille de projet est également un moyen efficace de tenir la demande de projet sous contrôle. Les DSI sont souvent considérées comme un centre de ressources auquel on peut s’adresser au fil de l’eau, la recherche d’économies et par voie de conséquence, la raréfaction de ces ressources, conduit à des tensions entre directions informatiques et directions métiers, ces dernières attendant une réactivité souvent difficile à tenir faute d’anticipation et de planification.

La mise en œuvre d’un portefeuille de projet, par la visibilité et la transparence qu’il confère à la prise de décision mais également par la démarche d’arbitrage qui se veut impartiale et équitable permet à la DSI de ne plus être considérée comme à la fois juge et partie dans la validation d’une demande de projet. Quelle que soit sa performance, l’image de la DSI est souvent troublée par son manque de transparence, à ce titre le portefeuille de projet contribue au marketing de la DSI.
Le portefeuille de projet est en outre au cœur de la gouvernance du SI comme le résume fort bien le diagramme ci-dessous publié par le CIGREF.

Comment ?

La démarche de mise en œuvre d’un portefeuille projet passe par la définition d’un référentiel des projets qui permet leur comparaison ou criblage. 

Ce référentiel intègre des critères économiques parfois difficile à appréhender tels que la valeur des projets ou le retour sur investissement, mais également des critères que je qualifierait de qualitatifs et qui permettent de mesurer la contribution stratégique sur des axes difficile à mettre en équation par exemple replacer le consommateur au cœur de la démarche de l’entreprise.   La plupart du temps on assiste à une mise en œuvre selon un processus itératif qui permet de démarrer sur des critères simples et d’évoluer ensuite vers plus de sophistication. 

La mise en œuvre d’un portefeuille de projet doit être positionnée comme une démarche de gouvernance impulsée directement par la direction générale dont la mise en œuvre opérationnelle est conduite par la DSI et à laquelle les directions métiers sont fortement impliquées. La méthode doit être décrite et formalisée pour permettre sont appropriation par tous les contributeurs qu’ils soient ou non coutumier de la gestion de projet.

C’est à cette condition que le portefeuille de projet atteindra son double objectif décisionnel et marketing.